Industri perawatan mesin kantor


MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

PENGERTIAN PERALATAN KANTOR
         Peralatan kantor yaitu segenap alata yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
        Menurut The Liang Gie peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakaihabis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.
         Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai  maksud dan tujuan.

MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
        Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office machines) dan alat-alat bukan kantor.

Macam-macam peratalan yang termasuk mesin-mesin kantor
  1. Mesin kartu berulang (pursged card machines)
  2. Mesin jumlah (adding machines)
  3. Mesin hitung (calculating machines)
  4. Mesin tulis (type writers)
  5. Mesin pengganda (reproducing machine)
  6. Mesin label (labelling machines)
  7. Mesin pembuka sampel surat (letter openers)
  8. Mesin penomor (numbering machines)
  9. Mesin penghimpun lembar stensil (collator)
  10. Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machines and mail inserter)
  1. Mesin perekam (tape recorder dictahpome, transcriber)
  2. OHP (over head projector)
  3. Mesin foto copy

MEMILIH PERALATAN DAN MESIN KANTOR
   Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor , khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut :
  1. Mesin-mesin yang akan dipakai hendaknya benar-benar diperlukan
  2. Jenis mesin hendaknya praktis
  3. Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
  4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
  5. Mutu mesin harus benar-benar baik
  6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
  7. Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
  8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
  9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilakukan dengan mudah
  10.  mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
  11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan
  12. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut

FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR
   Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama :
  1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
  2. Kebutuhan pegawai perseorangan
  3. Penghematan jumlah waktu dan nilai waktu seluruhnya
  4. Fleksibilitas penggunaannya
  5. Harga dan penanaman modalnya
  6. Kemampuan kesatuannya
  7. Nilai keindahannya

FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR
   Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama :
  1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
  2. Kebutuhan pegawai perseorangan
  3. Penghematan jumlah waktu dan nilai waktu seluruhnya
  4. Fleksibilitas penggunaannya
  5. Harga dan penanaman modalnya
  6. Kemampuan kesatuannya
  7. Nilai keindahannya

Penggunaan mesin komunikasi
            Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut dengan pesawat kantor., yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik  di lingkungan sendiri (maupun) dengan lingkungan sekitar (ekstern).
           Adapun jenis atau macam-macam mesin komunikasi itu diantaranya intercom/ airphone, telephone, hand phone switch board dan telephone answering machine.
1. Pengertian intercom
   Intercom berasal dari bahasa inggris yaitu intercommunication yang mempunyai     arti hubungan didalam, fungsi intercom di lingkungan kantor :
 a.  sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.
 b.  memperluas (menambah) saluran komunikasi dalam  suatu instansi atau kantor.
 c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.
 d.  menghemat waktu dan tenaga.

Pengertian telephone
        Telephone berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan. Telephone yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
         Macam-macam pesawat telephone:
-          Pesawat tunggal : pesawat yang dipergunakan di rumah
-          PMBX : pesawat telephone yang menggunakan operator
-       PABX : pesawat telephone yang pengoprasiaannya tanpa menggunakan oprator

Pengertian faksimile
         Berasal dari bahasa latin yaitu fac artinya bikin dan simile artinya serupa.
         Dalam istilah administrasi perkantoran faksimile diterjemahkan dengan istilah jiplakan yang berarti salinan yang sepenihnya sama dengan warkat aslinya.

Fungsi-fungsinya
v  Untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
v  Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
v  Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka faksimile dapat difungsikan untuk :
q  Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
q  Mencetak samapai beberapa lembar
q  Menyimpan berbagai alamat  

Langkah-langkah penggunaannya
  1. Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
  2. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
  3. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
  4. Tekan tombol YES
  5. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
  6. Lakukan pengkopian data atau informasi
  7. Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
  8. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
  9. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
  10. Tekan tombol YES
  11. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
  12. Lakukan pengkopian data atau informasi

Keselamatan dan kesehatan kerja
Dalam buku “Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja” yang diterbitkan oleh Direktorat Jendral Pembinaan Hubungan Industri dan Pengawasan Ketenagakerjaan Departemen Tenaga Kerja RI, meberikan definisi tentang K3 sbb :     
        Keselamatan dan kesehatan kerja adalah  aturan-aturan yang berkaitan deangan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan utuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari resiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

Faktor penyebab dan akibat kecelakaan kerja
Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi saat seseorang mengoprasikan alat kerja atau alat produksi antara lain:
>   Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat  tersebut
Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah, atau dalam keadaan sakit
>   Tidak tersedia alat-alat pengamanan
Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai.
·   Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk :
ü  Pekerja atau orang lain meninggal atau luka
ü  Alat produksi rusak
ü  Bahan baku dan bahan produksi lannya rusak
ü  Bangunan terbakar atau roboh
ü  Proses produksi terhenti atau terganggu
Menjaga K3 alat kerja
         Penggunaan alat-alat kerja haruslah selalu memperhatikan beberapa hal, antara lain :
§   Penggunaan harus sesuai dengan petunjuk penggunaannya
§   Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya
§   Penggunaannya harus sesuai dengan kemampuan/ daya kerja alat tersebut
§   Setiap pegawai yang akan menggunakan alat tersebut harus memiliki keterampilan dan keahlian dalam menggunakannya
§  Setiap pegawai yang akan menggunakan harus mengetahui kelebihan dan kekurangan dan bahaya yang mungkin timbul dari pemakaian alat tersebut
§  Alat kerja harus selalu dalam kondisi baik dan saat dipakai bekerja dapat berfungsi dengan baik, maka perlu pemeliharaan dan perawatan secara rutin
§   Pada waktu tertentu alat-alat kerja perlu diservis, direparasi dan diganti komponennya

Langkah-langkah perawatan umum mesin TIK/ALAT KANTOR
  1. Pemeliharaan dan perawatan barang
  2. Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang
  3. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor
  4. Pemeliharaan mesin kantor

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor
Manfaat pemeliharaan dan perawatan barang adalah :
Ø  barang-barang  akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan
Ø  Memperpanjang umur barang
Ø  Menghindari kehilangan
Ø  Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
Ø  Dengan terpelihara, akan menghasilkan pekerjaan yang baik

  

Macam-macam pemeliharaan dan perawatan barang :
ü  Menurut kurun waktu
ü  Menurut jenis barang

Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor
Untuk memelihara dan merawat barang kantor, hendaknya memperhatikan cara-cara berikut :
v  Selalu bersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah dipergunakan
v  Selalu memperbaiki barang yang rusak
v  Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya
v  Selalu menyimpan kemabali barang yang telah dipergunakan pada tempat semula dan dalam keadaan baik dan benar
v  Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaian


Pemeliharaan mesin kantor
Pengurusan pemeliharaan daoat ditempuh dalam 3 cara sebagai berikut :
q  Kontrak pemeliharaan (maintenance contrascts)
q  Servis perorangan (individual service calls)
q  Servis kantor (company operated services)
Pendapat lain menyatakan perawatan dan pemeliharaan dapat ditempuh dengan cara :
Ø  Pencatatan  dan penomoran mesin-mesin kantor
Ø  Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor
Ø  Aktivitas perawatan dan perbaikan dilakakukan oleh petugas sendiri
Ø  Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin kantor

LANGKAH-LANGKAH MEREPLACE/ REFILL SPAREPART/ SUPPLIES BERDASARKAN MANUAL BOOK
  1. Langkah-langkah replacement/perbaikan
Berikut ini langkah-langkahnya :
  • Buatlah jadwal rtin kegiatan perbaikan
  • Catatlah alat-alat dan mesin-mesin kantor yang akan diperbaiki
  • Tentukan bagian-bagian atau komponen apa saja yang akan diperbaiki
  • Prediksi jumlah biaya yang akan dikeluarkan untuk rencana perbaiakan
  • Tentukan siapa yang akan menjadi pelaksana perbaikan
  • Pastikan alat-alat yang diperbaiaki mendapatkan garansi

2. langkah-langkah mengganti suku cadang/ refill sparepart
Untuk itu, sebaiknya perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain :
v  Bagian suku cadang yang akan diganti harus memenuhi syarat-syarat teknis
v  Suku cadang yang baru harus sesuai dengan kondisi suku cadang yang akan diganti
v  Pada saat penggantian komponen suku cadang haruslah tepat
v  Pemasangan suku cadang dilakukan oleh ahlinya
v  Suku cadang harus memenuhi kualifiksi standar dari pabrik
v  Suku cadang harus diperoleh dari dealer/ agen resmi dari jenis merek barang yang akan dipakai



205747_ $25 off orders of $100 or more
Comments